Lovpligtig tidsregistrering indebærer, at virksomheder skal registrere arbejdstiden for medarbejderne. En præcis tidsregistrering kræver, at man dokumenterer de timer, en medarbejder arbejder – herunder start- og sluttidspunkter samt pauser. 

Dette er vigtigt for at sikre, at den daglige arbejdstid og den ugentlige arbejdstid ikke overskrider de fastsatte grænser. Den maksimale ugentlige arbejdstid er 48 timer. Derudover skal virksomheder registrere afvigelser fra den planlagte arbejdstid for at overholde de lovmæssige krav.

Formålet med at indføre lovkrav om tidsregistrering er at beskytte arbejdstagernes rettigheder og sikre, at de får en retfærdig betaling for deres arbejdstid. Derudover er det vigtigt, at reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid overholdes, så medarbejdere ikke overbelastes af for meget overarbejde. Ved at registrere tid præcist kan virksomheder dokumentere, at de overholder arbejdslovgivningen. Dette sikrer, at de ansatte ikke arbejder mere end den tilladte ugentlige arbejdstid. 

Korrekt tidsregistrering har mange fordele, såsom færre fejl i lønbehandling og bedre kontrol over arbejdstimerne, hvilket fremmer en mere fair og effektiv arbejdsplads.

Et tidsregistreringssystem hjælper virksomheder med digital tidsregistrering af arbejdstid. Systemet understøtter præcis tidsregistrering ved at levere et objektivt, pålideligt og brugervenligt værktøj til at registrere arbejdstimer – herunder flextid, ferie og overtid for de enkelte medarbejdere. 

Digital timeregistrering strømliner processen og sikrer, at virksomheden overholder lovkravene fuldt ud. Systemet integreres ofte med lønsystemer for at sikre, at de registrerede timer afspejler den faktiske arbejdstid, og at man kan håndtere eventuelle ændringer effektivt.

Stort set alle virksomheder med medarbejdere inden for EU er omfattet af tidsregistreringskravet i henhold til den nye EU-lovgivning. Dette omfatter både fuldtids- og deltidsansatte og midlertidige ansatte.

Lovpligtig tidsregistrering gælder for enhver virksomhed, der opererer inden for EU, med undtagelse af enkelte brancher som hospitaler, brand- og civilbeskyttelse, samt brancher med uafbrudt arbejde og landbrug. 

Det betyder, at når en virksomhed har ansatte, der arbejder i EU, er tidsregistreringen lovpligtig, og arbejdsgiver skal have et system til at registrere de ansattes daglige arbejdstid.

Som udgangspunkt er alle medarbejdere omfattet af politikken for tidsregistrering. Dette betyder, at de skal følge reglerne for registrering af arbejdstid samt overholdelse af arbejds- og hviletider. Politikken gælder for både fuldtids- og deltidsansatte samt midlertidige ansatte. Dog kan der være særlige aftaler mellem virksomheden og enkelte medarbejdere, som undtager dem fra disse regler.

Hvis der er selvtilrettelæggere i virksomheden, vil disse ikke være omfattet af politikken for tidsregistrering. Herudover er alle selvstændige og administrerende direktører undtaget. 

Begrebet selvtilrettelæggere er ikke entydigt defineret i loven. Det kan både omfatte medarbejdere i højere ledelseslag, visse akademikere, erfarne revisorer/advokater og andre med betydelig frihed og selvstændighed i deres arbejde. Derfor skal det vurderes individuelt og konkret, om en medarbejder kan undtages. Disse undtagelser forventes at være begrænsede.

Medarbejdere omfattet af overenskomster er heller ikke omfattet af politikken, da reglerne om arbejds- og hviletid samt eventuel registrering reguleres af overenskomsten. 

Mobile lønmodtagere, der beskæftiger sig med person- eller godsbefordring, er også undtaget, fordi de følger separate regler for arbejds- og hviletid.

Udgangspunktet er, at medarbejderen arbejder den forventede arbejdstid hver dag og derfor kun registrerer sin arbejdstid, hvis der er afvigelser fra den fastsatte daglige arbejdstid. Arbejdstiden omfatter det tidsrum, hvor medarbejderen udfører arbejde og står til rådighed for arbejdspladsen. Det er altså ikke de lønberettigede timer, men den reelle arbejdstid, der skal registreres. 

For at få et fuldt overblik over dine medarbejderes arbejdstid, skal de registrere, hvornår de møder ind og forlader arbejdet. Hvis arbejdsdagen deles mellem forskellige steder, skal der være flere registreringer for den samlede dag. Hvis pauserne er betalt af arbejdsgiveren, skal de registreres som en del af arbejdstiden. 

Hvis pauserne derimod er selvbetalte, tæller de ikke med i den daglige arbejdstid og skal ikke registreres. Dette er det første skridt mod at sikre tidsregistrere korrekt og holde styr på fakturerbare timer.

Som udgangspunkt skal følgende ikke registreres som arbejdstid: 

• Selvbetalte pauser, da de ikke tæller med i den daglige arbejdstid. 
• Almindelig transporttid mellem hjem og det faste arbejdssted er heller ikke arbejdstid og skal derfor ikke registreres. Kørsel som en del af en arbejdsopgave er dog ikke omfattet af 'almindelig transporttid', og du kan derfor som udgangspunkt registrere kørsel som arbejdstid. 
• Faste komme-/gåtider og ikke-arbejdsrelaterede aktiviteter, såsom private ærinder eller personlige pauser, skal som udgangspunkt heller ikke registreres. 
• Ved forretningsrejser tæller generel opholdstid og overnatning ikke som arbejdstid, med mindre en specifik opgave udføres. Hvis rådighedsvagter ikke er omfattet af tidsregistreringen, skal disse heller ikke registreres.

Det skal fremgå af medarbejderpolitikken, hvad der skal registreres på den enkelte arbejdsplads. Hvis der er tvivl om, hvorvidt konkrete opgaver eller forhold skal anses for arbejdstid, bør medarbejderen kontakte HR, nærmeste leder eller anden relevant person for afklaring. 

Hvis man ikke overholder kravene til tidsregistrering, kan det få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Medarbejdere er forpligtet til at registrere arbejdstid, ligesom de er forpligtet til at følge de øvrige retningslinjer og politikker på arbejdspladsen. Hvis man gentagne gange undlader at tidsregistrere korrekt, kan det påvirke ansættelsesforholdet negativt og muligvis føre til disciplinære foranstaltninger.