Tjekliste for ansættelse af ny medarbejder

Få styr på det praktiske som ny arbejdsgiver

Når du skal ansætte din første medarbejder, er der en række forhold, du skal have styr på som ny arbejdsgiver. Det er eksempelvis et krav, at du har visse forsikringer, og at arbejdspladsen er indrettet forsvarligt til medarbejdere. Læs mere om, hvad du skal have styr på som ny arbejdsgiver her.

1. Skriftlig ansættelseskontrakt

Alle medarbejdere, der arbejder mindst tre timer om ugen i gennemsnit, skal have en ansættelseskontrakt. Medarbejderen og arbejdsgiveren skal underskrive ansættelseskontrakten, og medarbejderen skal have udleveret en underskrevet kopi. Ansættelseskontrakten skal indeholde alle de væsentligste vilkår for ansættelsen.

Du kan lave en gratis ansættelseskontrakt her

Det er vigtigt at huske ansættelseskontrakten, da den sikrer faste og trygge rammer for både medarbejder og arbejdsgiver. Derudover kan manglende ansættelseskontrakt betyde, at medarbejderen har krav på godtgørelse på et senere tidspunkt.

2. Skattekort fra medarbejderen

Som arbejdsgiver skal du bruge medarbejderens skattekort til afregning af løn. Skattekortet er en del af medarbejderens forskudsopgørelse og kan indhentes via SKAT. Skattekortet vil også kunne indhentes via et lønservice-bureau, hvis din virksomhed bruger et sådan. 

Hvis det er medarbejderens primære arbejde, skal du bruge hovedkortet. Er det derimod medarbejderens bibeskæftigelse, skal du bruge bikortet.

3. Forsikrings- og pensionsordninger skal opdateres

Ansættelse af nye medarbejdere skal indberettes til det forsikringsselskab, hvor virksomheden har sine forsikringer. Derudover skal den nye medarbejder også omfattes af virksomhedens pensionsordninger for medarbejderne, hvis det er aftalt i ansættelseskontrakten. Dette vil du ofte kunne læse mere om i de policer og vilkår, som du har modtaget fra henholdsvis dit forsikrings- og pensionsselskab. 

4. Medarbejderen har krav på en lønseddel

Medarbejderen har krav på at få udleveret en lønseddel for hver lønperiode. Lønsedlen skal indeholde en oversigt over medarbejderens løn, inklusiv arbejdstiden, løn før skat, indeholdt skat og AM-bidrag, samt hvad medarbejderen får udbetalt i løn. 

5. Indberetning af løn for medarbejdere

Du skal indberette den nye medarbejders løn hver lønperiode. Dette kan enten gøres igennem et af de forskellige lønprogrammer, der findes på markedet, eller du kan gøre det selv igennem SKATs lønsystem eIndkomst. 

6. Personalehåndbog

Hvis virksomheden har udarbejdet en personalehåndbog, skal denne udleveres til medarbejderen. Personalehåndbogen beskriver grundlæggende de regler, der gælder på arbejdspladsen. Det er ikke et krav, at der skal udarbejdes en personalehåndbog, og det er derfor helt op til arbejdsgiveren, om denne ønsker en personalehåndbog eller ej. Læs mere om personalehåndbøger her.

Tjekliste til onboarding af nye medarbejdere

Når du ansætter en ny medarbejder, er det ikke nok at have styr på formalia. Det er også vigtigt at planlægge en god onboarding, så vedkommende hurtigst muligt føler sig tilpas i virksomheden  - både socialt og fagligt.

Jo bedre en onboarding du sørger for, jo hurtigere vil medarbejderen også kunne excellere og skabe værdi for din virksomhed. Så selvom du måske kan fristes til at tro, at rekrutteringen er overstået, når ansættelseskontrakten er underskrevet, og der er taget hånd om formalia, er dette ikke helt rigtigt.

Nu gælder det nemlig om at onboarde den nye medarbejder bedst muligt. Hvis du mangler inspiration til, hvordan du kan strikke et godt onboarding-forløb sammen, kan du tage udgangspunkt i vores tjekliste herunder.

Forberedelse

Inden den nye medarbejder officielt starter hos din virksomhed, er der en række ting, du med fordel kan forberede, så vedkommende får den bedst mulige start og ikke mangler noget i løbet af de første dage.

• Gør den nye medarbejders kontorplads/arbejdsplads helt klar
• Opret mail og eventuelt firma-telefonnummer
• Klargør computer
• Skaf adgangskort, nøglebrikker, id-kort mv.
• Lav program for den nye medarbejders første uge
• Meddel internt i virksomhed at den nye medarbejder starter
• Find en mentor/buddy/kontaktperson 

Første uge

Når du har lavet en god forberedelse, er du klar til at modtage den nye medarbejder. Men i løbet af specielt den første dag, men også resten af den første uge, bør I være ekstra opmærksomme på at give den nye medarbejder en god velkomst.

• Start med fælles morgenmad med de nærmeste kollegaer
• Køb evt. blomster eller en anden lille gave
• Giv rundvisning på kontoret og introducér til kollegaer
• Gennemgå praktiske ting (hvordan fungerer madordning etc.)
• Udlevér forskellige nøglekort, computer telefon osv.
• Afsæt tid til snak mellem den nye medarbejder og kontaktperson/mentor/buddy
• Introduktion til vigtige eller særlige programmer
• Introduktion og præsentation af arbejdsopgaver

Opfølgning på onboarding af nye medarbejdere

Når onboarding-forløbet har været i gang i et stykke tid, er det vigtigt at følge op på det, så du sikrer, at den nye medarbejder generelt har det godt og er kommet godt i gang hos  virksomheden.

Derfor kan du med fordel lave en opfølgning efter tre og seks måneder, hvor I kan lave en overordnet status, herunder evaluere og komme med feedback på forløbet og den generelle trivsel/performance.

Lav gratis ansættelseskontrakt med Legal Desk

Det har aldrig været nemmere at udarbejde en ansættelseskontrakt – hverken til timelønnede eller funktionærer. Du kan nemlig blot udfylde vores formular og helt gratis modtage en ansættelseskontrakt, der er skræddersyet til dine behov. Underskrift foregår med MitID, og du kan lave lige så mange ansættelseskontrakter, som du har brug for – det bliver ikke meget lettere!

Tryk blot ‘Lav ansættelseskontrakt nu’ nedenfor for at gå i gang med formularen.