Rejsepolitik

Hvad er rejsepolitik?

Rejsepolitik er virksomhedens rejseregler for medarbejderne. Rejsepolitikken omfatter ikke reglerne for medarbejderens private ferier, men derimod reglerne for medarbejderens forretningsrejser. Rejsepolitikken kan være forskellig, alt efter hvilken type virksomhed der er tale om – dog vil der som regel stå, at arbejdsgiveren dækker alle nødvendige udgifter i forbindelse med forretningsrejsen.

En rejsepolitik vil ofte indeholde følgende punkter:

• Hvem dækker rejseudgifterne?
• Hvordan er arbejdstiden under rejsen?
• Hvem betaler forplejningen under rejsen?
• Hvis forsikring dækker forretningsrejsen?

Hvem dækker rejseudgifterne?

Som udgangspunkt er din arbejdsgiver forpligtet til at betale de nødvendige udgifter i forbindelse med forretningsrejsen. Det kan ske ved, at arbejdsgiveren udleverer et firmakreditkort til dig, som du skal benytte i forbindelse med betaling af udgifterne. Det kan også ske ved, at du lægger ud, og arbejdsgiveren efterfølgende refunderer beløbet til dig gennem en bankoverførsel eller kontant betaling.

Hvordan er arbejdstiden under rejsen?

Arbejdstiden under forretningsrejsen afhænger af, hvad der står i din ansættelseskontrakt, overenskomst, medarbejderhåndbog eller lignende. Som regel vil en del af din rejsetid opgøres som arbejdstid. Arbejdsgiveren vil formentlig også lave et maksimum for antallet af timer, som du kan arbejde på et døgn under rejsen.

Se hvordan Legal Desk virker. Artiklen fortsætter under videoen. 

Hvem betaler forplejningen under rejsen?

Det er almindeligvis din arbejdsgiver, der betaler sædvanlige regninger i forbindelse med rejsen, herunder regninger for hotel, transport og forplejning. Det skyldes, at det som regel er målet for arbejdsgiveren, at medarbejderen kan rejse under rimelige forhold uden at skulle pådrage sig ekstra omkostninger i forbindelse med rejsen. Medarbejderen skal imidlertid ikke kunne opnå ekstraordinære fordele ved at tage på forretningsrejse, hvorfor arbejdsgiveren normalt kun dækker de sædvanlige og rimelige udgifter i forbindelse med rejsen.

Andre udgifter

Som regel vil der stå i rejsepolitikken, at andre diverse udgifter såsom telefon, vejafgift, parkering, bagage, repræsentation og lignende betales af arbejdsgiveren, hvis medarbejderen kan dokumentere udgifternes eksistens. Arbejdsgiveren vil dog almindeligvis ikke dække udgifter til medarbejderens underholdningsmæssige formål under forretningsrejsen såsom biografbesøg og teaterforestillinger.

Hvis forsikring dækker forretningsrejsen?

Private rejseforsikringer dækker som regel ikke rejser med et erhvervsmæssigt formål, hvilket betyder, at din eventuelle private rejseforsikring formentlig ikke vil forsikre dig under forretningsrejsen. Der står dog almindeligvis i virksomhedens rejsepolitik, at alle medarbejdere er dækket af virksomhedens forsikring under forretningsrejser i Danmark og udlandet. For at være sikker på, at dette er tilfældet for din forretningsrejse, bør du imidlertid tjekke din arbejdsplads’ rejsepolitik.

Hvilke øvrige regler kan fremgå af rejsepolitikken?

Nogle eksempler på øvrige regler kan være, at flyrejser skal bestilles billigst muligt, at der er en maksimumsats for hotelovernatninger, at medarbejderen har pligt til at sørge for at have et gyldigt pas og visum og/eller at medarbejderen er ansvarlig for at få eventuelle anbefalede vaccinationer.