Fritagelse for tidsregistrering

Hvad betyder lovkravet om tidsregistrering?

Det er lovpligtigt at registrere arbejdstimer for alle medarbejdere for at sikre, at reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og daglig hviletid overholdes. Det vil sige, at den daglige arbejdstid skal registreres for hver enkelt medarbejder.

Det er vigtigt, at alle virksomheder etablerer en politik for tidsregistrering, da det tjener det formål at beskytte både arbejdsgiverens og medarbejderes interesser.

Normalt udgør en arbejdsuge 37 timer, men denne tidsramme kan tilpasses af arbejdsgiveren efter behov. Under den tidligere arbejdstidslov måtte den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid ikke overstige 48 timer i løbet af en periode på fire måneder. Hvis en medarbejder overskred denne grænse, skulle de arbejde færre timer i andre uger for at opveje det.

Under den nye arbejdstidsloven bliver det muligt at indgå individuelle aftaler om, at medarbejdernes arbejdstid overstiger 48 timer om ugen – med mindre medarbejderen er dækket af en overenskomst, som forhindrer dette. Dette gælder især for lønmodtagere inden for samfundskritiske funktioner såsom læger, brandmænd og ambulanceførere.

Hvem skal registrere arbejdstid?

Som udgangspunkt er alle medarbejdere omfattet af politikken for tidsregistrering. Dette betyder, at de skal følge reglerne for registrering af arbejdstid samt overholdelse af arbejds- og hviletider. Politikken gælder for både fuldtids- og deltidsansatte samt midlertidige ansatte. Dog kan der være særlige aftaler mellem virksomheden og enkelte medarbejdere, som undtager dem fra disse regler.

Hvem er undtaget fra loven om tidsregistrering?

Medlemmer af ledelsen og personer, hvis arbejdstid ikke kan måles eller forudbestemmes, kan være undtaget fra kravet om tidsregistrering. Dette gælder også ansatte, der har fuld kontrol over deres arbejdstid, såsom dem med fleksible arbejdstider uden faste timer. 

Disse medarbejdere er som udgangspunkt undtaget fra kravet om tidsregistrering og omfatter følgende:

• Selvtilrettelæggere en specifik gruppe medarbejdere, der er undtaget fra kravet om tidsregistrering. Disse medarbejdere har en jobfunktion, hvor arbejdstiden ikke kan forudbestemmes eller måles præcist, eller hvor medarbejderen uden begrænsninger selv fastsætter sin arbejdstid.
  
  En medarbejder kan klassificeres som selvtilrettelægger, hvis vedkommende har fuldkommen frihed til at fastsætte sin egen arbejdstid og træffe selvstændige beslutninger, eller hvis vedkommende bestrider en stilling, hvor det ikke er muligt at forudbestemme arbejdstiden. Typisk omfatter dette personer i ledelsesfunktioner, visse akademikere og senioradvokater. For at en medarbejder kan klassificeres som selvtilrettelægger, skal det fremgå af ansættelseskontrakten. Dette specificeres gennem et tillæg til kontrakten, som præciserer medarbejderens status som selvtilrettelægger.
  
  Begrebet selvtilrettelæggere er ikke entydigt fastlagt i loven. Det kan både omfatte medarbejdere i højere ledelseslag, visse akademikere, erfarne revisorer/advokater og andre, som har en betydelig grad af frihed og selvstændighed i udførelsen af deres arbejde. Derfor skal det vurderes individuelt og konkret, om en medarbejder kan undtages fra tidsregistreringen. Disse undtagelser forventes at være begrænsede og baseret på specifikke kriterier.
  
  
• Direktører er ofte fritaget for kravet om tidsregistrering. Som en del af den øverste ledelse har direktører generelt stor grad af selvbestemmelse. De har typisk ansvar for strategisk beslutningstagning og overordnet ledelse, hvilket betyder, at deres arbejdstid kan være meget varierende og er svær at opgøre præcist. Derfor anses det for uhensigtsmæssigt at kræve detaljeret registrering af deres arbejdstimer. Det er dog vigtigt at bemærke, at denne undtagelse kun gælder, hvis der er tale om en faktisk direktørfunktion med de nævnte ansvar og friheder. En titel alene er ikke tilstrækkelig for at opnå undtagelse – arbejdsbeskrivelsen og de daglige opgaver skal også afspejle en høj grad af autonomi.
  
  
• Bestyrelsesmedlemmer er typisk fritaget for de nye krav om tidsregistrering på grund af deres ledelsesmæssige roller. De udfører generelt en overordnet og strategisk funktion inden for virksomheden, hvorfor lovkravene om tidsregistrering ikke gælder for dem. Bestyrelsesmedlemmernes hovedopgave er at beskytte virksomhedens overordnede interesser og sikre en effektiv ledelse og administration. Deres arbejdsindsats er ofte ulønnet eller aflønnes gennem mødehonorarer.
  
  Undtagelsen er baseret på, at bestyrelsesmedlemmerne ifølge loven ikke har en operativ rolle i virksomheden. Hvis et bestyrelsesmedlem også deltager i den daglige ledelse, kan de være omfattet af de nye tidsregistreringskrav. Det er derfor vigtigt at præcisere og dokumentere de specifikke arbejdsopgaver og ansvarsområder for at sikre korrekt overholdelse af lovgivningen.
  
  
• Selvstændige er generelt fritaget fra kravet om arbejdstidsregistrering, da de driver deres egen virksomhed og selv styrer deres arbejdstid. Uden en arbejdsgiver til at overvåge arbejdstidsreglerne administrerer de selv deres tid og forpligtelser. Derfor er det uhensigtsmæssigt at pålægge dem samme krav om tidsregistrering som lønmodtagere. Denne frihed gør det muligt for selvstændige, som freelancere, konsulenter, iværksættere og små virksomhedsejere, at tilpasse deres arbejdsbyrde og arbejdstid efter deres forretningsbehov uden at dokumentere arbejdstiden formelt.

• Overenskomstansatte skal ikke følge virksomhedens politik for tidsregistrering, fordi reglerne om arbejds- og hviletid samt eventuel registrering reguleres af overenskomsten. 

• Mobile lønmodtagere, der beskæftiger sig med person- eller godsbefordring, er også undtaget fra kravet om tidsregistrering, da de er underlagt separate regler omkring arbejds- og hviletid.                                                                                                                                          
• Andre undtagelser: Visse grupper, såsom militært personel og selvstændige med særlige jobfunktioner, kan også være fritaget fra kravet om tidsregistrering. Religiøse organisationer kan ligeledes være undtaget afhængigt af deres struktur og aktiviteter. Dette omfatter præster og andre religiøse medarbejdere, som ofte har fleksible arbejdstider, samt frivillige, der arbejder for religiøse organisationer uden formel ansættelse. Endvidere gælder det for personale med specifikke religiøse opgaver, der ikke kan indpasses i traditionelle arbejdstider.

Hvordan håndteres undtagelserne?

Undtagelser fra kravet om tidsregistrering skal håndteres omhyggeligt for at sikre, at de er korrekt dokumenteret og forstået af alle parter. For selvtilrettelæggere skal undtagelsen specificeres i ansættelseskontrakten gennem et kontrakttillæg, der præciserer deres status.

Virksomheder skal også sikre, at deres politik for tidsregistrering tydeligt beskriver, hvilke grupper der er undtaget, og hvordan disse undtagelser skal administreres. Det er vigtigt at foretage individuelle og konkrete vurderinger for at sikre, at kriterierne for undtagelse er opfyldt. Ved tvivl bør medarbejderen eller arbejdsgiveren kontakte HR, nærmeste leder eller anden relevant instans for afklaring.

Sådan udarbejder du en politik for tidsregistrering

Hvis din virksomhed stadig mangler at etablere en politik for tidsregistrering, er det vigtigt, at du får det gjort hurtigst muligt. På den måde sikrer du dig, at din virksomhed handler i overensstemmelse med de nye lovkrav. Alle virksomheder skal nemlig have taget stilling til tidsregistrering, da det er et essentielt værktøj til at sikre korrekt løn og overholdelse af arbejdstidsreglerne. 

Med Legal Desk kan du nemt og hurtigt udarbejde en politik for tidsregistrering, der er tilpasset din virksomheds behov. Det eneste, du skal gøre, er at udfylde formularen, hvor du frit kan vælge, hvordan reglerne for tidsregistrering skal se ud i din virksomhed.