Indflytningsrapport og fraflytningsrapport

Hvad er et indflytningssyn og et fraflytningssyn?

Når en lejer skal flytte ind i et nyt lejemål, skal udlejeren i nogle tilfælde gennemfører et indflytningssyn og udfra det udarbejde en indflytningsrapport. På samme måde skal udlejeren også gennemføre et fraflytningssyn og udarbejde en fraflytningsrapport, når lejeren fraflytter lejemålet. Formålet med disse eftersyn og rapporter er at konstatere og dokumentere lejemålets stand. På den måde skal lejer ikke hæfte for de fejl og mangler, der er konstateret ved indflytning og udlejer kan, når lejer fraflytter lejemålet, sammenligne rapporterne og derfra afgøre hvad lejeren er forpligtet til at istandsætte.

Hvem har pligt til at udarbejde hhv. indflytnings- og fraflytningsrapport?

Udlejere, der udlejer mere end én beboelseslejlighed skal ifølge Lejeloven udarbejde en indflytningsrapport og en fraflytningsrapport. Ved beboelseslejligheder forstås alle private udlejningsboliger, hvor lejeren har selvstændig køkkenadgang. Derfor er udlejere, der lejer enkeltværelser ud ikke forpligtet til at gennemfører et indflytningssyn.

Pligten til at gennemføre et indflytningssyn er ikke knyttet til pligten om at gennemføre et fraflytningssyn. Kravet er kun aktuelt, hvis udlejeren på tidspunktet for indflytningen eller fraflytningen udlejer mere end én beboelseslejlighed. Der kan derfor være tilfælde, hvor udlejeren ved indflytningstidspunktet udlejer mere end én beboelseslejlighed, men ved fraflytningtidspunktet kun udlejer én beboelseslejlighed.

Se hvordan Legal Desk virker. Artiklen fortsætter under videoen

Sådan foregår indflytningssyn og indflytningsrapport i praksis

Indflytningssynet skal gennemføres ved lejemålets begyndelse. Lejeren skal indkaldes til at deltage i indflytningssynet med en passende frist. Indkaldelsen kan både foregå telefonisk, på skrift eller andet. Det er valgfrit om lejeren møder op til synet. Hvis lejeren er mødt op til synet, skal udlejeren udlevere indflytningsrapporten under synet. Hvis lejeren ikke møder op til synet, skal udlejeren sende rapporten til lejeren senest 2 uger efter, at indflytningssynet er afholdt.

Rapporten skal sendes i en fysisk udgave, medmindre udlejeren og lejeren har indgået en aftale i lejekontrakten om, at digital kommunikation må anvendes til at udveksle vigtige dokumenter. Lejeren skal derefter kvittere for modtagelsen, for at udlejeren kan bevise, at lejeren har modtaget den og at den rent faktisk er udarbejdet, for at kunne gøre istandsættelseskrav gældende, når lejeren skal fraflytte lejemålet.

Selvom lejeren skriver under på indflytningsrapporten, kan lejeren stadig påpege og konstatere yderligere fejl og mangler ved lejemålet. Dog skal dette ske inden 2 uger efter lejeforholdets begyndelse. Lejeren skriver derfor alene under på at have modtaget rapporten og behøver nødvendigvis ikke at være enig i indholdet. Hvis udlejeren ikke overholder kravet om at udlevere en indflytningsrapport til lejeren, kan udlejeren ikke gøre krav om almindelig istandsættelse ved fraflytning.

Sådan foregår fraflytningssyn og fraflytningsrapport i praksis

Hvis udlejer lejer mere end en beboelseslejlighed ud, skal den fraflyttende lejer skriftlig indkaldes til et fraflytningssyn med mindst 1 uges varsel ved fraflytning. Formålet med fraflytningssynet er at dokumentere og konstatere lejemålets stand ved fraflytning, som kan sammenholdes med standen på indflytningstidspunktet, for dermed at kunne fastslå lejerens istandsættelsespligt.

Fraflytningssynet og fraflytningsrapporten skal gennemføres og udarbejdes af udlejeren seneste 2 uger efter, at lejeren har afleveret nøglerne til lejemålet. Hvis lejeren ikke har modtaget fraflytningsrapporten inden 2 ugers fristen, kan udlejeren ikke kræve, at lejeren betaler for istandsættelsen. Fristen kan dog udvides, hvis der er misligholdelser eller mangler, som først har været mulige at opdage efter, at der er gået 2 uger. Dog betyder 2-ugers-fristen ikke, at udlejeren, inden for denne frist, skal oplyse lejeren om de udgifter, der er forbundet med istandsættelsen, da sådanne istandsættelser kan tage tid at ordne.

Hvad skal en indflytningsrapport og fraflytningsrapport indeholde?

Der er ikke nogle deciderede formkrav til en ind- og fraflytningsrapport. Det betyder, at rapporten kan udarbejdes fysisk på skrift eller på andre læsbare medier såsom e-mail. Dog er det vigtigt, at der i lejekontrakten bliver gjort klart, hvis der må anvendes digital kommunikation til at udveksle vigtige dokumenter vedrørende lejeforholdet (dette er der i alle Legal Desks lejekontrakter).

Det vigtigste er at konstatere lejemålets stand både indvendigt og udvendigt og både i forhold til fejl og mangler, men også i forhold til alt det, der er i god stand, eksempelvis hvis alt er nymalet. Ved indflytningssynet kan udlejer vælge, hvorvidt forhold skal udbedres af udlejer, eller om de blot skal noteres, så lejeren ikke senere hæfter for dem ved fraflytning. Rapporten er typisk inddelt i kategorierne: ‘Værelse og entre’, ‘Køkken, bad og toilet’ samt ‘Inventar’, hvor der herunder er en masse forhold, der skal vurderes. Alle forholdene i lejemålet bliver typisk vurderet ud fra følgende skala:

• N = Nyistandsat ved indflytning

• G = God stand

• D = Dårlig stand

• S = Slidt, men brugbar

• F = Forefindes ikke