Sådan lever du op til hvidvaskloven

Registret til bekæmpelse af hvidvask

Som virksomhedsejer er det vigtigt at undersøge, hvorvidt du er omfattet af hvidvaskloven. Er du i tvivl, kan du finde ud af det her. Hvis din virksomhed er i en branche eller har forretningsaktiviteter, der har en øget risiko for at komme i kontakt med hvidvask eller finansiering af terror, har du en række lovmæssige forpligtelser, som din virksomhed skal leve op til.

For det første skal din virksomhed registreres i Erhvervsstyrelsens Register til bekæmpelse af hvidvask, der har til formål at styrke indsatsen mod hvidvask og finansiering af terror.

Hvis din virksomhed er i en branche, hvor der er en øget risiko for hvidvask eller finansiering af terror, og du logger ind på virk.dk for første gang, vil du automatisk blive bedt om at tage stilling til, om dit selskab skal registreres i Registret til bekæmpelse af hvidvask. Vurderer du, at virksomheden skal registreres i registret, modtager alle medlemmer af ledelsen herefter en anmodning i e-boks om, at Erhvervsstyrelsen får udleveret en kopi af hver enkelt medlems straffeattest, hvilket medlemmerne skal acceptere ved at underskrive med deres personlige MitID.

Se hvordan Legal Desk virker

Hvidvasklovens regler

Udover registreringen i Registret til bekæmpelse af hvidvask, har du og din virksomhed en række forpligtelser samt diverse tilsyn, som i skal føre for at undgå hvidvask og terrorfinansiering. Det er den enkelte virksomheds ansvar at overholde alle reglerne i hvidvaskloven, men nedenfor kan du læse om nogle af de forpligtelser og tilsyn, som hvidvaskloven kræver:

• Risikovurdering – Der skal foretages en risikovurdering, der løbende dokumenteres og opdateres. Det betyder, at I skal vurdere risikoen for, at virksomheden kan blive misbrugt til hvidvask eller finansiering af terror. Dette skal ske ud fra en vurdering af de kunder, produkter, tjenesteydelser, transaktioner, lande m.m som virksomheden er i kontakt med.

• Skriftlige politikker, procedure og kontroller – Der skal udarbejdes skriftlige retningslinjer og procedure for kundekendskabsprocedurer, undersøgelses-, noterings- og underretningspligt samt screening af medarbejdere og intern kontrol.

• Kundekendskabsprocedurer – Virksomheden skal sørge for at få og bekræfte identitetsoplysninger om alle kunder, uanset om der er tale om fysiske eller juridiske kunder.

• Opmærksomhed, undersøgelse og notering – Kunder, der skal undersøges nærmere, kræver ekstra opmærksomhed, og undersøgelser herom skal noteres og opbevares. Det drejer sig bl.a. om transaktioner, som er komplekse eller usædvanlige.

• Underretning – I tilfælde af kendskab eller mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, skal Hvidvasksekretariatet omgående underrettes (www.hvidvask.dk).

• Opbevaring af dokumentation – Diverse dokumenter, oplysninger og registreringer, der er foretaget i forhold til kunder- og forretningsforbindelser, der er undersøgt nærmere grundet mulige mistanker, skal opbevares i mindst fem år efter forretningsforbindelsen er ophørt eller den enkelte transaktion er gennemført.

• Whistleblowerordning – Virksomheder og personer med over fem ansatte skal have en whistleblowerordning, hvor de ansatte anonymt kan indberette overtrædelser af hvidvaskloven.

• Tilsyn – Udover registreringen i Erhvervsstyrelsens Register til bekæmpelse af hvidvask, skal virksomheden samarbejde med Erhvervsstyrelsen ved at indsende dokumentation mv. hvis dette efterspørges.