Skriftlig advarsel – skabelon

Hvad er en skriftlig advarsel?

En skriftlig advarsel kan gives fra arbejdsgiver til medarbejder, og fungerer kort fortalt som en løftet pegefinger. Typisk gives den skriftlige advarsel på baggrund af en samtale med medarbejderen for at skabe åben dialog om problematikken. I en skriftlig advarsel skal arbejdsgiveren påpege hvilken indsats, medarbejderen skal forbedre (årsagen til advarslen). Derudover skal arbejdsgiveren give en frist for, hvornår indsatsen senest skal være forbedret. Efter denne frist vil indsatsen blive revurderet.

Hvorfor lave en skriftlig advarsel?

En skriftlig advarsel kan være fordelagtig, hvis medarbejderen har forsømt væsentlige krav i ansættelsen, men dog ikke i en sådan grad, at vedkommende umiddelbart bør opsiges.

Det giver som regel mest mening at give en advarsel, når medarbejderen reelt har mulighed for at forbedre sin indsats. Det kan for eksempel være, hvis medarbejderen ikke lever op til væsentlige retningslinjer på arbejdspladsen, såsom manglende opfyldelse af målsætninger eller hvis vedkommende konsekvent ikke overholder mødetiderne.

Bemærk, at hvis medarbejderen er omfattet af Funktionærloven, har vedkommende krav på en skriftlig advarsel, inden medarbejderen bliver opsagt. Hvis medarbejderen er omfattet er en overenskomst, kan der også gælde særlige regler for, hvordan arbejdsgiveren skal håndtere advarsler og opsigelser. Derfor er det ikke muligt at anvende Legal Desks skriftlige advarsels skabelon, hvis medarbejderen er overenskomstdækket.

Se, hvordan Legal Desk virker. Artiklen fortsætter efter videoen

Hvilke forhold kan resultere i en advarsel?

For at en skriftlig advarsel kan retfærdiggøres, skal der være tale om en specifik utilfredsstillende adfærd, som medarbejderen har udvist adskillige gange. I Legal Desk skabelon for skriftlig advarsel kan arbejdsgiveren give en advarsel med udgangspunkt i én af følgende begrundelser, hvoraf den enkelte skal uddybes:

• Manglende kompetencer - medarbejderen har ikke de kompetencer, der skal til for at udføre sine arbejdsopgaver tilfredsstillende
  

• Manglende arbejdsindsats - medarbejderen yder ikke nok for at nå de aftalte salgs- indkøbs- eller omsætningsmål
  

• Illoyal adfærd - medarbejderen taler dårligt om virksomheden og/eller kollegaer til andre enten offentligt eller på de sociale medier

• Manglende overholdelse af instrukser - medarbejderen følger ikke de anviste instrukser, der skal til for at udføre arbejdsopgaverne på korrekt vis

• Manglende overholdelse af retningslinjer - medarbejderen overtræder virksomhedens regler om eksempelvis rygning eller brug af firmatelefon

• Samarbejdsvanskeligheder - kolleger, kunder eller ledelsen oplever, at medarbejderen er svær at arbejde sammen med på grund af eksempelvis uacceptabelt sprogbrug, negativ attitude eller lignende

Indholdet i en skriftlig advarsels skabelon?

Når du udfylder Legal Desks skabelon for skriftlig advarsel, omfatter dokumentet følgende områder:

• Identifikation af parter (arbejdsgiver, virksomhed og den specifikke medarbejder)

• Begrundelse for advarslen, dvs. hvilken adfærd der er utilfredstillende samt hvilken specifik indsats medarbejderen skal forbedre

• Eventuel yderligere uddybning af adfærden, herunder dato for seneste episode hvor medarbejderen udviste utilfredsstillende adfærd

• Dato for hvornår advarslen gives, samt tidsfrist for hvornår indsatsen senest skal være forbedret

• Advarsel om at ansættelsesforholdet ophører med udgangspunkt i medarbejderens opsigelsesvarsel, hvis medarbejderen ikke forbedre sin adfærd

• Underskrift fra både arbejdsgiver og medarbejder som accept og dokumentation på levering og modtagelse heraf

Vær opmærksom på, at du skal lave en skriftlig advarsel for hver indsats, medarbejderen skal forbedre. Det betyder, at hvis en medarbejder dels ikke overholder arbejdstiderne og dels udviser samarbejdsvanskeligheder, skal der laves to skriftlige advarsler.

Sådan udfylder du en skabelon for skriftlig advarsel

For at udfylde Legal Desks skabelon for skriftlig advarsel skal du blot trykke på start, hvorefter du skal besvare en række spørgsmål omkring medarbejderens adfærd. Når du har udfyldt skabelonen og betalt for dokumentet, modtager du straks den udfyldte skabelon, hvor dine svar er implementeret.